ACTOS RELACIONADOS CON ESCRITURAS PUBLICAS

ESCRITURA PÚBLICA:

Una escritura pública se cataloga como un Instrumento o documento público, en el cual se plasman las manifestaciones de voluntad de un hecho o derecho, de una o varias personas, ante un notario público, quien en ejercicio de su función fedataria, otorga legitimidad a los contratos o actos jurídicos que mediante esas declaraciones hacen los usuarios.

ETAPAS:

  1. Recepción de las declaraciones de voluntad, ante el Notario.
  2. Extensión, que consiste en plasmar en un documento, la declaración de voluntad del usuario ante el Notario.
  3. Otorgamiento, a través del cual, los comparecientes, son debidamente identificados, y quienes firman en señal de aceptación lo declarado ante el Notario.
  4. Autorización: una vez cumplidos los requisitos legales, y después de la firma de todos los interesados, se autoriza el Instrumento Público, a través de la firma del Notario quien da fe pública.

ESCRITURAS PUBLICAS DE BIENES INMUEBLES

COMPRAVENTA DE INMUEBLES:

El contrato de compraventa, lo define el artículo 1849 del Código Civil, y en tratándose de bienes inmuebles, consiste en que una persona denominada vendedor, entrega o transfiere, un bien inmueble, sea apartamento, casa, o cualquier bien raíz, a otra denominada comprador, a cambio de pagar una suma determinada de dinero.  Este trámite sólo se efectúa ante Notario, a través de una Escritura Pública, que constituye un título, y a su vez, debe registrarse ante la Oficina de Registro de Instrumentos Públicos de la ciudad o círculo en la que se encuentre el bien inmueble objeto de la venta, lo que constituye el modo, para así perfeccionar la tradición, de cuyos bienes requieren ciertas solemnidades.

REQUISITOS:

  • Documentos de identificación de los vendedores, compradores y apoderados, mayores de edad.  En el caso de tratarse de menores de edad, debe tenerse en cuenta lo siguiente: a) Si el vendedor es menor de edad, deberá aportar copia auténtica del registro civil de nacimiento y la autorización judicial o notarial de que trata el decreto 1664 de 2015. b) En el caso de que el comprador sea menor de edad, deberá solo aportar Registro Civil de nacimiento del menor, quien será representado en el acto escriturario por su padre y madre o quien ejerza su patria potestad.
  • Cuando los inmuebles están ubicados en la ciudad de Bogotá, la Notaria Séptima de Bogotá cuenta con el Servicio de la Ventanilla Única de Registro VUR, en el cual el personal autorizado, procederá a descargar el respectivo estado de cuenta del inmueble, por concepto de impuesto predial, y revisará el pago de impuestos, los cuales deben estar al día, conforme a las disposiciones establecidas por Secretaria de Impuestos Distritales de Bogotá. También descargará el respectivo impuesto predial de la anualidad en que se realice el Instrumento Público. Así mismo, se procederá a descargar el Certificado de estado de Cuenta por concepto de Valorización – IDU.
  • Cuando NO sea posible descargar en línea los documentos antes citados, el usuario deberá presentar el original de los paz y salvos de impuesto predial y contribución por Valorización.
  • Cuando el paz y salvo de impuesto no refleje el avalúo catastral, para los predios ubicados en Bogotá D. C., se descargará la Certificación Catastral, o de lo contrario se aportarán los documentos respectivos en el que se determine el avalúo vigente para la anualidad.
  • Cuando los inmuebles estén sometidos al Régimen de Propiedad Horizontal, deberán aportar paz y salvo de Administración.
  • Si uno de los otorgantes, vendedor o comprador, es una persona jurídica, éste debe presentar el documento que acredite su existencia y representación legal, el cual no puede haberse expedido con más de 30 días de antelación. Cuando la facultad del represente legal, esté limitada o restringida para realizar el acto escriturario, deberán aportar Acta de la Junta o Asamblea que confiera su autorización
  • Cuando uno de los otorgantes, el vendedor o el comprador, actúe con poder especial, deberá presentarse debidamente firmado y autenticado como lo ordena la ley, y en el caso de poderes generales, deberá acreditarse con copia de la Escritura Pública y original de la Vigencia de poder no mayor a 30 días de expedido, los cuales deberán ser verificados por la Notaria en el Repositorio de Poderes de la Ventanilla Única de Registro – VUR. 
  • Se recomienda, presentar ante el Notario, una copia de la escritura pública o título de adquisición, junto con el Certificado de libertad y tradición del bien inmueble objeto de la venta, con un tiempo no mayor a 30 días de expedido por la Oficina de Registro de Instrumentos Públicos.

DERECHOS NOTARIALES: 

El valor de los derechos notariales que se deben cancelar por la extensión, otorgamiento y autorización de una Escritura Pública de compraventa, están establecidos en la Resolución de Tarifas, que cada año expide la Superintendencia de Notariado y Registro.

PERMUTA DE INMUEBLES

La permuta de inmuebles, es un contrato solemne, por el cual, dos personas denominadas PERMUTANTES, realizan un intercambio de bienes raíz (apartamento, casa o finca, bodega, etc.) sin recibir a cambio sumas de dinero, a menos de que se trate de pagarse la diferencia de valores.

La permuta, por ser un contrato solemne, requiere realizarla ante un Notario, a través de una Escritura Pública, y deber ser registrada en la Oficina de Instrumentos Públicos, para que se cumplan los requisitos esenciales del contrato, como son el título y el modo.

REQUISITOS:

  • Documentos de identificación de los permutantes y apoderados, mayores de edad.  
  • Cuando los inmuebles están ubicados en la ciudad de Bogotá, la Notaria Séptima de Bogotá cuenta con el Servicio de la Ventanilla Única de Registro VUR, en el cual el personal autorizado, procederá a descargar el respectivo estado de cuenta del inmueble, por concepto de impuesto predial, y revisará el pago de impuestos, los cuales deben estar al día, conforme a las disposiciones establecidas por Secretaria de Impuestos Distritales de Bogotá. También descargará el respectivo impuesto predial de la anualidad en que se realice el Instrumento Público. Así mismo, se procederá a descargar el Certificado de estado de Cuenta por concepto de Valorización – IDU.
  • Cuando NO sea posible descargar en línea los documentos antes citados, el usuario deberá presentar el original de los correspondientes paz y salvos de impuesto predial y contribución por valorización.
  • Cuando el paz y salvo de impuesto no refleje el avalúo catastral, para los predios ubicados en Bogotá D. C., se descargará la Certificación Catastral, o de lo contrario se aportarán los documentos respectivos en el que se determine el avalúo vigente para la anualidad.
  • Cuando los inmuebles estén sometidos al Régimen de Propiedad Horizontal, deberán aportar paz y salvo de Administración.
  • Si uno de los otorgantes, permutantes, es una persona jurídica, éste debe presentar el documento que acredite su existencia y representación legal, el cual no puede haberse expedido con más de 30 días de antelación. Cuando la facultad del represente legal, esté limitada o restringida para realizar el acto escriturario, deberán aportar Acta de la Junta o Asamblea que confiera su autorización
  • Cuando uno de los permutantes, actúe con poder especial, deberá presentarse debidamente firmado y autenticado como lo ordena la ley, y en el caso de poderes generales, deberá acreditarse con copia de la Escritura Pública y original de la Vigencia de poder no mayor a 30 días de expedido, los cuales deberán ser verificados por la Notaria en el Repositorio de Poderes de la Ventanilla Única de Registro – VUR. 
  • Se recomienda, presentar ante el Notario, una copia de la escritura pública o título de adquisición, junto con el Certificado de libertad y tradición de los bienes inmueble objeto de la permuta, con un tiempo no mayor a 30 días de expedido por la Oficina de Registro de Instrumentos Públicos.

DERECHOS NOTARIALES: 

El valor de los derechos notariales que se deben cancelar por la extensión, otorgamiento y autorización de una Escritura Pública de permuta, están establecidos en la Resolución de Tarifas, que cada año expide la Superintendencia de Notariado y Registro.

DONACION DE BIENES INMUEBLES

La Donación de bienes inmuebles se refiere a la transferencia de dominio de un bien inmueble,  sin que haya ninguna remuneración a cambio, es decir, manera gratuita. En la Donación, el DONANTE transfiere el dominio de un inmueble al DONATARIO, siempre y cuando cumpla los requisitos que para este acto contempla la ley, pues si el inmueble supera los 50 salarios mínimos, debe efectuarse una insinuación de donación, con plena prueba de que el Donatario tiene todos los recursos para su congrua subsistencia. 

La Donación se trata de un contrato, que para el caso de inmuebles, requiere celebrarse por Escritura pública y registrarse ante la Oficina de Registro de Instrumentos Públicos de la ciudad o circulo donde se encuentre el inmueble.

REQUISITOS:

  • Deberá aportarse Avalúo comercial del bien inmueble objeto de la Donación.
  • Cuando la donación, excede de los 50 salarios mínimos, deberá presentarse una solicitud de insinuación de Donación. (consultarse a la Notaria).
  • Además, el Donante, debe demostrar que tiene los recursos suficientes para su congrua subsidencia.
  • Documentos de identificación del Donante, Donatario, y apoderados, mayores de edad.  
  • Cuando los inmuebles están ubicados en la ciudad de Bogotá, la Notaria Séptima de Bogotá cuenta con el Servicio de la Ventanilla Única de Registro VUR, en el cual el personal autorizado, procederá a descargar el respectivo estado de cuenta del inmueble, por concepto de impuesto predial, y revisará el pago de impuestos, los cuales deben estar al día, conforme a las disposiciones establecidas por Secretaria de Impuestos Distritales de Bogotá. También descargará el respectivo impuesto predial de la anualidad en que se realice el Instrumento Público. Así mismo, se procederá a descargar el Certificado de estado de Cuenta por concepto de Valorización – IDU.
  • Cuando NO sea posible descargar en línea los documentos antes citados, el usuario deberá presentar el original de los correspondientes paz y salvos de impuesto predial y contribución por valorización.
  • Cuando el paz y salvo de impuesto no refleje el avalúo catastral, para los predios ubicados en Bogotá D. C., se descargará la Certificación Catastral, o de lo contrario se aportarán los documentos respectivos en el que se determine el avalúo vigente para la anualidad.
  • Cuando los inmuebles estén sometidos al Régimen de Propiedad Horizontal, deberán aportar paz y salvo de Administración.
  • Si el Donante o Donatario es una persona jurídica, éste debe presentar el documento que acredite su existencia y representación legal, el cual no puede haberse expedido con más de 30 días de antelación. Cuando la facultad del represente legal, esté limitada o restringida para realizar el acto escriturario, deberán aportar Acta de la Junta o Asamblea que confiera su autorización
  • Cuando el Donante o el Donatario, actúe con poder especial, deberá presentarse debidamente firmado y autenticado como lo ordena la ley, y en el caso de poderes generales, deberá acreditarse con copia de la Escritura Pública y original de la Vigencia de poder no mayor a 30 días de expedido, los cuales deberán ser verificados por la Notaria en el Repositorio de Poderes de la Ventanilla Única de Registro – VUR. 
  • Se recomienda, presentar ante el Notario, una copia de la escritura pública o título de adquisición, junto con el Certificado de libertad y tradición del bien inmueble objeto de la Donación, con un tiempo no mayor a 30 días de expedido por la Oficina de Registro de Instrumentos Públicos.

DERECHOS NOTARIALES: 

El valor de los derechos notariales que se deben cancelar por la extensión, otorgamiento y autorización de una Escritura Pública de Donación, están establecidos en la Resolución de Tarifas, que cada año expide la Superintendencia de Notariado y Registro

SUCESION DE BIENES POR CAUSA DE MUERTE

Cuando fallece una persona, los bienes dejados por ésta,  trátese de bienes muebles, inmuebles, dinero o demás, para que éstos fueren transferidos a los herederos o legatarios, la ley contempla el trámite Sucesoral, para ser adjudicados de la manera que lo establezca nuestro Estatuto Colombiano, a través del otorgamiento de una Escritura Pública ante Notario.

REQUISITOS:

  •  Copia auténtica del Registro civil de defunción del causante, y en el caso, de que no reporte número de identificación en vida, deberá aportarse, certificación de la Registraduria Nacional del estado civil. Lo anterior, teniendo en cuenta, que para trámites ante la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales- DIAN, lo exige.
  • En el caso de existir cónyuge sobreviviente o compañera permanente: deberá aportar copia auténtica del Registro Civil de matrimonio completo, con notas marginales, y en el caso del compañero permanente deberá aportarse las pruebas que ordena la ley, como son Escritura Pública, Acta de conciliación o sentencia judicial que declara la existencia de la sociedad patrimonial de hecho con el causante.
  • De conformidad a los órdenes sucesorales establecidos en la ley, deberán aportarse copia auténtica de los registros civiles de nacimiento de los hijos, causante, hermanos, sobrinos, según sea el caso.
  • En el caso de que los padres hubiesen fallecido, deberán aportarse copia del Registro civil de nacimiento del causante y registro de defunción de los padres.
  • En los casos que contempla la ley, requiere del trámite notarial a través de apoderado, en cuyo caso, deberá presentar el poder especial otorgado por el cónyuge o compañero permanente para liquidar la sociedad conyugal, así como los poderes conferidos con diligencia de reconocimiento de firma y contenido, de los herederos. Conforme lo establece el Decreto 902/88, se recomienda, que en el texto del poder contemple las siguientes manifestaciones bajo la gravedad del juramento: a) último domicilio del causante, y en el caso de haber tenido varios, la escogencia de los interesados b) la manifestación de la inexistencia de otros herederos, acreedores o legatarios, en el trámite sucesoral c) Si acepta o no con beneficio de inventario.
  • En el caso de existir bienes inmuebles, se deberá aportar lo siguiente: a) Impuesto predial de la anualidad en que se efectúe el trámite sucesoral, b) la Notaria, procederá a descargar el Certificado de estado de Cuenta por concepto de valorización – Idu, para el caso de predios de Bogotá.
  • En el caso de inmuebles en que No permita descargar en línea, el usuario, deberá presentar los correspondientes paz y salvos de impuesto predial y contribución por valorización en original.
  • Copia de la escritura pública o título de adquisición, junto con el Certificado de libertad y tradición del bien inmueble objeto de la sucesión, no mayor a 30 días de expedido por la Oficina de Registro de Instrumentos públicos.
  • En el caso de existir vehículo, deberá aportarse certificado de libertad de vehículo automotor no mayor a 30 días de expedido, y copia del impuesto de vehículo, de la anualidad en que inicie o termine el trámite sucesoral, siempre y cuando se aplique. En el caso de no estar obligado al pago de impuesto, deberá aportarse constancia o certificado del avalúo del bien.
  • En el caso de existir obligaciones o deudas del causante, deberán aportar los títulos o documentos en que se soporte.
  • En el caso de ser sucesión testada, deberá aportar copia auténtica del acto escriturario de testamento abierto o cerrado, así como su vigencia no superior a 30 días, y constancia de la Inscripción ante la Oficina de Registro de Instrumentos Públicos.
  • En el caso de existir dinero en cuentas de ahorro en Entidades bancarias, financieras o cooperativas, así como de la existencia de dineros dejados a nombre del causante ante Entidades pensionales; deberá aportarse copia del oficio o certificación de su existencia, y valor a reportar.
  • El apoderado encargado del trámite sucesoral o el interesado, deberá allegar a la Notaria, los escritos de solicitud, inventario y avalúo y el respectivo trabajo de liquidación de sociedad conyugal o patrimonial y liquidación de herencia.

TRAMITE:

 El tramite sucesoral, es remitido a nuestro amplio grupo de asesores jurídicos, quienes revisaran el cumplimiento de los requisitos ordenados por la ley, el cual será comunicado a través de los diferentes canales disponibles, al apoderado para continuar o subsanar las observaciones dadas en la Notaria.

Aprobado el trámite sucesoral, por llenar los requisitos legales, se dará inicio de la siguiente manera:

Se procederá con la extensión del Acta de Inicio de Sucesión.

  • Se comunicará del inicio del trámite sucesoral, ante la Superintendencia de Notariado y Registro, conforme lo dispuesto en la circular 3330 del 11 de septiembre de 2019, en el aplicativo de liquidación de herencia a través del portal SISG.
  • La Notaria, procederá a consultar por el número de cédula del causante, el “reporte de obligaciones tributarias pendientes” establecido por la Secretaria de Hacienda Distrital de Bogotá.
  • Se procederá a comunicar del inicio del trámite sucesoral, a la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales – Dian, en cumplimiento de lo establecido en el Estatuto Tributario, cuando del inventario y avalúo, el valor de los bienes, superen 700 UVT, para lo cual se remitirá copia del Inventario presentado a la Notaria, copia del registro civil de defunción, fotocopia de cédula o certificación de la Registraduria Nacional, en algunos casos, se solicita copia de los certificados de libertad y tradición de inmuebles, así como certificados catastrales.

Una vez remitida la comunicación a la Dirección de impuestos y Aduanas Nacionales – DIAN, la Notaria, podrán darse dos alternativas:

  1. Con respuesta de la DIAN: Recibida alguna comunicación del trámite sucesoral por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, y de existir algún requerimiento por obligaciones tributarias pendientes, éstas se comunicarán al apoderada o sus interesados para el cumplimiento legal, ante dicha entidad, de lo cual se esperará respuesta positiva.
  2. Sin respuesta: En el caso de que comunicado el trámite sucesoral a la DIAN, y vencido el término de veinte (20) días hábiles, sin que la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, se pronuncie respecto a las obligaciones que el causante hubiese tenido por las declaraciones de renta y demás tributos, el Notario dejará constancia de lo acaecido y autorizará el Instrumento. (cumplimiento del artículo 844 del Estatuto tributario)
  • De igual manera, se comunicará a la Unidad de Gestión pensional y parafiscales – UGPP.

Vencidos los términos y cumplidos los requisitos ordenados por la ley, se procederá a la extensión y otorgamiento de la Escritura Pública.

CONSTITUCION DE HIPOTECA

La Hipoteca, es un contrato por el cual una persona denominada DEUDOR HIPOTECARIO, entrega a otra denominada ACREEDOR HIPOTECARIO, una garantía por el pago de una deuda u obligación, sobre bienes raíces, por lo tanto, debe efectuarse ante Notario con el otorgamiento de una Escritura Pública.

La ley prevé, que para estos casos, debe igualmente registrarse ante la Oficina de Registro de Instrumentos Públicos, y de conformidad con el orden de solicitudes, se determinará el grado de Constitución de Hipoteca, es decir, llámese Hipoteca de primer grado, segundo grado, etc…

Además, la Notaria, entregará al Acreedor, la primera copia de la Escritura Pública, con Nota, de ser exigible su obligación, y que presta mérito ejecutivo.   

 

En el caso de pérdida, o destrucción de la primera copia de la Escritura pública de constitución de Hipoteca, deberá realizarse el trámite ante la Notaria, para la expedición de la copia sustitutiva, que preste mérito ejecutivo para el cobro de la obligación, de conformidad con los requisitos contemplados en el Decreto 1664 de 2015, en el acápite de “solicitud de copias sustitutivas”, los cuales se resumen a continuación:

  1. Presentar solicitud escrita, por quien tenga interés legítimo, y que para el caso de persona jurídica, deberá allegarse certificado de existencia y representación legal de la sociedad.
  2. Nombre y apellido, identificación y domicilio o residencia del solicitante.
  3. Número y fecha de expedición de la escritura pública.
  4. Indicación del interés legítimo que le asiste para la presentación de la solicitud, es decir, su calidad de Acreedor Hipotecario, o en el caso de las cesiones de crédito, deberá aportarse el contrato de cesión, y que acredita el interés para el cobro de la obligación.
  5. La afirmación acerca del extravío, pérdida, hurto o destrucción de la copia que presta mérito ejecutivo, que se entenderá efectuada bajo la gravedad de juramento a través de la solicitud, allegando igualmente la copia del denuncio cuando se trate de hurto.
  6. La indicación que la obligación no se ha extinguido o solo se extinguió en la parte en que se indique, caso en el cual, también la Notaria, procederá a verificar el protocolo y archivo, para revisión de las Notas de recíproca referencia, que presente el Instrumento público.
  7. Afirmación bajo juramento que si la copia perdida, hurtada o destruida aparece, se obliga a no usarla y a entregarla al notario para que agregue nota de su invalidación.

HIPOTECA ABIERTA DE CUANTIA INDETERMINADA: 

Es aquella que se constituye con el fin de garantizar una o varias obligaciones a cargo del deudor y a favor del acreedor, y en este caso, pueden estar soportadas, todas las sumas de dinero, a través del Instrumento público, y todos los títulos valores, constituidos por las partes, generando así una sola garantía por la suma total del dinero prestado.

HIPOTECA CERRADA: 

Es una garantía, que se constituye de manera restringida, por la obligación determinada en el Instrumento público, y por el tiempo determinado en éste, pues en el caso de existir otros títulos valores, u otras sumas de dinero que se quiera constituir una garantía real, deberá efectuarse a través del otorgamiento de otro Instrumento público.

REQUISITOS:

  • En el caso de Hipoteca abierta sin límite de cuantía, se presentará la carta de aprobación del crédito, o el oficio en el cual se especifique el monto total por el cual se liquidarán los derechos notariales y el impuesto de Beneficencia y de Registro. 
  • Documentos de identificación del Acreedor, Deudor, y los apoderados, mayores de edad.  
  • Cuando los inmuebles estén ubicados en la ciudad de Bogotá, se descargará el respectivo impuesto predial de la anualidad en que se efectúe el Instrumento Público, el cual deberá estar debidamente cancelado. Se procederá a descargar el Certificado de estado de Cuenta por concepto de Valorización – IDU.
  • Cuando NO sea posible descargar en línea los documentos antes citados, el usuario deberá presentar el original de los correspondientes paz y salvos de impuesto predial y contribución por valorización.
  • Si el Deudor o Acreedor es una persona jurídica, éste debe presentar el documento que acredite su existencia y representación legal, el cual no puede haberse expedido con más de 30 días de antelación. Cuando la facultad del represente legal, esté limitada o restringida para realizar el acto escriturario, deberán aportar Acta de la Junta o Asamblea que confiera su autorización
  • Cuando el Deudor o el Acreedor, actúe con poder especial, deberá presentarse debidamente firmado y autenticado como lo ordena la ley, y en el caso de poderes generales, deberá acreditarse con copia de la Escritura Pública y original de la Vigencia de poder no mayor a 30 días de expedido, los cuales deberán ser verificados por la Notaria en el Repositorio de Poderes de la Ventanilla Única de Registro – VUR. 
  • Se recomienda, presentar ante el Notario, una copia de la escritura pública o título de adquisición, junto con el Certificado de libertad y tradición del bien inmueble objeto de la Donación, con un tiempo no mayor a 30 días de expedido por la Oficina de Registro de Instrumentos Públicos.

DERECHOS NOTARIALES: 

El valor de los derechos notariales que se deben cancelar por la extensión, otorgamiento y autorización de una Escritura Pública de Hipoteca, están establecidos en la Resolución de Tarifas, que cada año expide la Superintendencia de Notariado y Registro.

SUCESION DE BIENES POR CAUSA DE MUERTE

Los bienes dejados por una persona fallecida, trátese de bienes muebles, inmuebles, dinero o demás, pueden ser transferidos a los herederos o legatarios, a través del otorgamiento de una Escritura Pública ante Notario. La ley contempla el trámite Sucesoral, para que dichos bienes sean adjudicados de la manera como lo establece nuestro Estatuto Colombiano,

REQUISITOS:

  • Copia auténtica del Registro Civil de defunción del causante, y en caso de que no reporte número de identificación en vida, deberá aportarse la certificación de la Registraduria Nacional del Estado Civil. Lo anterior, porque la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales – DIAN, exige la presentación de este documento para los trámites que se adelante ante esa entidad.
  • En el caso de existir cónyuge sobreviviente o compañera permanente, se deberá aportar una copia auténtica del Registro Civil de Matrimonio completo y con notas marginales. En el caso del compañero permanente, se debe aportar las pruebas que estipula la ley, como son: Escritura Pública, Acta de Conciliación o sentencia judicial que declare la existencia de la sociedad patrimonial de hecho con el causante.
  • De conformidad con los órdenes sucesorales establecidos en la ley, se deberá aportar las copias auténticas de los registros civiles de nacimiento del causante, los hijos, hermanos, sobrinos, según sea el caso.
  • En caso de que los padres hubiesen fallecido, deberán aportarse copia del Registro civil de nacimiento del causante y los registros de defunción de los padres.
  • En los casos que contempla la ley, cuando se requiera del trámite notarial a través de apoderado, se deberá aportar el poder especial otorgado por el cónyuge o compañero permanente para liquidar la sociedad conyugal, así como los poderes conferidos con diligencia de reconocimiento de firma y contenido, de los herederos.   Conforme lo establece el Decreto 902/88, se recomienda, que en el texto del poder contemple las siguientes manifestaciones bajo la gravedad del juramento:
  1. Último domicilio del causante, y en el caso de haber tenido varios, la escogencia la deberán realizar los interesados 
  2. Manifestación de la inexistencia de otros herederos, acreedores o legatarios, en el trámite sucesoral. 
  • En caso de existir bienes inmuebles, se deberá aportar la siguiente documentación: 
  1. Impuesto predial de la anualidad en que se efectúe el trámite sucesoral, 
  2. La Notaria, procederá a descargar el Certificado de estado de Cuenta por concepto de Valorización – IDU, para el caso de predios ubicados en Bogotá. 
  • Cuando NO sea posible descargar en línea los documentos descritos en el punto anterior, el usuario deberá presentar los documentos originales de los paz y salvos de impuesto predial y contribución por Valorización.
  • Copia de la escritura pública o título de adquisición, junto con el Certificado de libertad y tradición del bien inmueble objeto de la sucesión, no mayor a 30 días de expedido por la Oficina de Registro de Instrumentos Públicos.
  • Cuando exista un vehículo entre los bienes a transferir, se debe aportar el certificado de libertad del vehículo automotor, con una fecha de expedición no mayor a 30 días, copia del impuesto de vehículo de la anualidad en la que se inicia o termina el trámite sucesoral, siempre y cuando se aplique.  En caso de no estar obligado al pago de impuesto, deberá aportarse la constancia o certificado del avalúo del bien.
  • En caso de existir obligaciones o deudas del causante, se debe aportar los títulos o documentos que soporten dichas obligaciones.
  • Cuando se trate de una sucesión testada, se debe aportar una copia auténtica del acto escriturario de testamento abierto o cerrado, así como su vigencia no superior a 30 días, y constancia de la Inscripción ante la Oficina de Registro de Instrumentos Públicos.
  • Cuando exista dinero en cuentas bancarias en entidades financieras o cooperativas y/o cuando existan dineros dejados a nombre del causante ante entidades pensionales; deberá aportarse copia del oficio o certificación de su existencia, y valor a reportar.
  • El apoderado encargado del trámite sucesoral o el interesado, deberá allegar a la Notaria, los escritos de solicitud, inventario y avalúo y el respectivo trabajo de liquidación de sociedad conyugal o patrimonial y liquidación de herencia.

TRAMITE: 

El trámite sucesoral es remitido a los asesores jurídicos de la Notaría Séptima de Bogotá, quienes lo revisarán y verificarán el cumplimiento de los requisitos ordenados por la ley. El resultado de dicha revisión se le comunicará al apoderado, a través de los diferentes canales que dispone la notaría, para continuar con el trámite, o subsanar las observaciones hechas por el asesor.

Aprobado el trámite sucesoral, se procederá con la elaboración del Acta de Inicio de la Sucesión. A continuación, se surtirán las siguientes diligencias:

 

  • Se comunicará del inicio del trámite sucesoral a la Superintendencia de Notariado y Registro, utilizando el aplicativo de liquidación de herencia a través del portal SISG, conforme lo dispuesto en la circular 3330 del 11 de septiembre de 2019.
  • La Notaria procederá a consultar el “reporte de obligaciones tributarias pendientes” establecido por la Secretaria de Hacienda Distrital de Bogotá, utilizando el número de cédula del causante.
  • Se procederá a comunicar del inicio del trámite sucesoral, a la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales – DIAN, para dar cumplimiento a lo establecido en el Estatuto Tributario. Cuando el inventario y avalúo presente un valor de los bienes que superen los 700 UVT, se debe remitir a la DIAN UNA copia del Inventario presentado a la Notaria, copia del Registro Civil de Defunción, fotocopia de cédula de ciudadanía, o una certificación que esclarezca la identificación del Causante, emitida por la Registraduria Nacional del Estado Civil, cuando éste no posea su documento de identidad. Adicionalmente, en algunos casos, se solicita copia de los Certificados de Libertad y Tradición de inmuebles, y los certificados catastrales.

Una vez remitida la comunicación a la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales – DIAN, en la Notaria se pueden presentar dos opciones: 

  1. Que la respuesta de la DIAN llegue dentro de los términos reglamentarios. En este punto se abres dos alternativas: 
      1. Que la comunicación de la DIAN indique que no existen obligaciones pendientes de pago ante esa entidad, en cuyo caso, el trámite sucesoral seguirá su curso normal. 
      2. Que la comunicación de la DIAN contenga algún requerimiento por obligaciones tributarias pendientes. En este caso, éstas se comunicarán al apoderado o a sus interesados, para que procedan a dar cumplimiento legal a esos requerimientos; en cuyo caso, los trámites quedan suspendidos hasta que la DIAN reporte una respuesta positiva. 
  1. En el caso de que la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales – DIAN no se pronunciare dentro del término de veinte (20) días hábiles, respecto a las obligaciones que el causante hubiese tenido por las declaraciones de renta y demás tributos, el Notario dejará constancia de lo acaecido y autorizará el Instrumento. (cumplimiento del artículo 844 del Estatuto tributario) 
  2. De igual manera, se comunicará a la Unidad de Gestión Pensional y Parafiscales – UGPP.

Vencidos los términos y cumplidos los requisitos ordenados por la ley, se procederá a la extensión y otorgamiento de la Escritura Pública. 

DERECHOS NOTARIALES: 

El valor de los derechos notariales que se deben cancelar por la extensión, otorgamiento y autorización de una Escritura Pública de Sucesión, están establecidos en la Resolución de Tarifas, que cada año expide la Superintendencia de Notariado y Registro.

CONSTITUCION DE AFECTACION A VIVIENDA FAMILIAR

La regulación de este tipo de actos se encuentra contemplada en la ley 258 del 17 de enero de 1996, y consiste en la limitación al dominio de un inmueble, con el propósito de proteger ese bien raíz adquirido por una pareja, con el fin de destinarlo como su vivienda familiar, constituyéndose en un bien inembargable; excepto, cuando se trata de préstamos para adquisición, construcción o mejora de vivienda, o su constitución de hipoteca se realiza con anterioridad al registro de la afectación.

La constitución de afectación a vivienda familiar se efectúa ante Notario, mediante el otorgamiento de una Escritura Pública, por mutuo acuerdo de los cónyuges o compañeros permanentes, siempre y cuando, el inmueble lo haya sido adquirido en su totalidad y no sobre derechos de cuota. El titular del dominio del inmueble debe ser uno de los miembros de la pareja, o ambos, si su vínculo permanece vigente a la fecha de constitución de la afectación a vivienda familiar. Es importante resaltar, que la afectación debe constituirse sobre su casa de habitación legalmente construida (no puede hacerse sobre un lote). La afectación a vivienda familiar no procede, cuando la pareja o uno de ellos, tuviesen otro bien inmueble bajo ésta protección y amparo.

REQUISITOS: 

  • Documentos de identificación de los cónyuges o compañeros permanentes, mayores de edad.  
  • En el caso de inmuebles ubicados en Bogotá, la Notaria descargará el respectivo impuesto predial de la anualidad en que se efectúe el Instrumento Público. 
  • Se procederá a descargar el Certificado de estado de Cuenta por concepto de Valorización – IDU. 
  • Cuando NO sea posible descargar en línea el documento descrito en el punto anterior, el usuario deberá presentar los documentos originales de los paz y salvos de impuesto predial y contribución por Valorización.
  • Cuando alguno de los cónyuges, actúe con poder especial, deberá presentarse debidamente firmado y autenticado como lo ordena la ley, y en el caso de poderes generales, deberá acreditarse con copia de la Escritura Pública y original de la Vigencia de poder no mayor a 30 días de expedido, los cuales deberán ser verificados por la Notaria en el Repositorio de Poderes de la Ventanilla Única de Registro – VUR. 
  • Se recomienda, presentar ante el Notario, una copia de la escritura pública o título de adquisición, junto con el Certificado de libertad y tradición del bien inmueble objeto de la Donación, con un tiempo no mayor a 30 días de expedido por la Oficina de Registro de Instrumentos Públicos.

DERECHOS NOTARIALES: 

El valor de los derechos notariales que se deben cancelar por la extensión, otorgamiento y autorización de una Escritura Pública de Constitución de Afectación a Vivienda Familiar, están establecidos en la Resolución de Tarifas, que cada año expide la Superintendencia de Notariado y Registro.

CONSTITUCION DE PATRIMONIO DE FAMILIA VOLUNTARIO

La constitución de patrimonio de familia, se trata de otra protección a la vivienda, que a diferencia de la afectación a vivienda familiar, es inembargable en todo caso, y la cual se efectúa de pleno derecho, cuando se adquiere una vivienda de interés social, por disposición legal.

Sin embargo, el Decreto 2817 del 22 de agosto del año 2006, contempló la posibilidad, de constituirse al momento o posterior a la adquisición de la vivienda, de manera voluntaria por el propietario del bien inmueble, siempre y cuando cumpla ciertos requisitos ordenados por la ley., a favor de los siguientes beneficiarios

Beneficiarios. El patrimonio de familia puede constituirse a favor: 

  1. a) De una familia compuesta por un hombre y una mujer mediante matrimonio o por compañero y compañera permanente y sus hijos menores, o los que llegaren a tener; 
  2. b) De una familia compuesta únicamente por un hombre y una mujer, y 
  3. c) De un menor de edad, o de dos o más que estén entre sí dentro del segundo grado de consanguinidad legítima o extramatrimonial, con los constituyentes. 

El artículo 1 del Decreto 2817 del 22 de agosto del año 2006, establece lo siguiente

“Artículo 1º. Constitución del patrimonio de familia inembargable. Sin perjuicio de la competencia judicial, el padre, la madre, los dos o un tercero podrán constituir de manera voluntaria ante el Notario del círculo donde se encuentre ubicado el predio objeto de la limitación, por Escritura Pública, patrimonio de familia inembargable, conforme a los siguientes requisitos:

  1. a) Que el inmueble que se afecta sea, al momento de la solicitud, de propiedad del constituyente, y no lo posea con otra persona proindiviso; 
  1. b) Que su valor catastral no sea superior a 250 salarios mínimos mensuales legales vigentes; que no esté gravado con censo o anticresis, ni con hipoteca, salvo que esta última se haya constituido para la adquisición del inmueble; 
  1. c) Que no esté gravado con censo o anticresis, ni con hipoteca;  
  1. d) Que se encuentre libre de embargo. 

Parágrafo. El patrimonio de familia de que trata este decreto es el de carácter voluntario regulado por la Ley 70 de 1931, modificada por la Ley 495 de 1999. Quedan excluidos de esta reglamentación los patrimonios de familia de carácter obligatorio consagrados en las normas sobre vivienda de interés social, a los que se refieren la Ley 91 de 1936 y los artículos 60 de la Ley 9º de 1989 y 38 de la Ley 3º de 1991, y facultativos de que tratan el artículo 22 de la Ley 546 de 1999 y la Ley 861 de 2003, patrimonios que continuarán constituyéndose ante Notario en los términos previstos en las leyes citadas. “

REQUISITOS:

  • Solicitud ante el Notario, que contendrá: a) El nombre y apellidos del constituyente y del beneficiario, su identificación y domicilio; b) La referencia a su estado civil; c) La determinación del inmueble objeto de la limitación por su cédula o registro catastral si lo tuviere; por su nomenclatura, por el paraje o localidad donde están ubicados, y por sus linderos. También podrá identificarse con el código del folio de matrícula inmobiliaria, o la cita del título de propiedad con sus datos de registro; d) La manifestación del otorgante que se entenderá rendida bajo la gravedad del juramento sobre la existencia de la unión marital de hecho por dos (2) años o más, cuando sea del caso; e) La manifestación que se entenderá rendida bajo la gravedad del juramento del titular del derecho de dominio en el sentido de que la constitución del patrimonio se hace únicamente para favorecer a los beneficiarios; que a la fecha no tiene vigente otro patrimonio de familia; y que existen o no acreedores que pueden verse afectados con la constitución de la limitación.
  • Certificado sobre la situación jurídica del inmueble al momento de la constitución; para éste caso el certificado de libertad y Tradición del bien inmueble objeto del Patrimonio de familia inembargable, debe ser expedido no mayor a treinta (30) días por la Oficina de Registro de Instrumentos Públicos.
  • Copia auténtica del Registro civil de matrimonio si hubiera lugar, así como copia auténtica del Registro Civil de Nacimiento de los hijos menores edad.
  • Documentos de identificación del o los constituyentes, mayores de edad.
  • En el caso de inmuebles ubicados en la ciudad de Bogotá, la Notaria descargará el respectivo impuesto predial de la anualidad en que se efectúe el Instrumento Público, el cual deberá estar debidamente cancelado.
  • Se procederá a descargar el Certificado de estado de Cuenta por concepto de valorización – Idu.
  • En el caso de inmuebles en que No permita descargar en línea, el usuario, deberá presentar los correspondientes paz y salvo de impuesto predial y contribución por valorización en original.
  • En el caso de que alguno de los cónyuges, actúe con poder especial, deberá presentarse debidamente firmado y autenticado como lo ordena la ley, y en el caso de poderes generales, deberá acreditarse con copia de la Escritura Pública y original de la Vigencia de poder no mayor a 30 días de expedido, los cuales se procederá por la Notaria, a verificarse en el repositorio de poderes de la Ventanilla única de Registro – Vur,  establecido por la Superintendencia de Notariado y Registro y disposiciones legales.
  • Se recomienda, presentar ante el Notario, copia de la escritura pública o título de adquisición,

Emplazamiento y publicaciones. Si el escrito de la petición llena las exigencias precedentes, el Notario dispondrá el emplazamiento por medio de un edicto que debe fijarse por el término de quince (15) días, en lugar visible, para el público, de la Notaría, de todas aquellas personas que quieran oponerse a la constitución del patrimonio de familia por ser lesivo de sus derechos como acreedores del constituyente. También ordenará la publicación por una (1) vez, dentro del anterior período de quince (15) días, en un periódico de amplia circulación del lugar. 

Practicadas las diligencias anteriores y desfijado el edicto, si hay oposición de uno o más acreedores, y no se obtuviere consentimiento de parte de este, para la constitución del patrimonio, el Notario dejará constancia de ello en un acta y dará por terminada la actuación. 

ESCRITURAS PUBLICAS DE CANCELACION

CANCELACION DE HIPOTECA:

Una vez el deudor cancele la totalidad de la obligación contenida en una Escritura Pública de Constitución de Hipoteca, el acreedor procederá al otorgamiento de la Escritura Pública de la cancelación del gravamen hipotecario, para lo cual, entregará un Certificado de Cancelación para ser remitido a la Oficina de Registro de Instrumentos Públicos.

El Decreto Ley Antitrámites No. 019 de 2012, estableció que el Notario que tramite una cancelación de hipoteca que ha sido constituida en otro Despacho Notarial, debe enviar por un medio seguro el Certificado de Cancelación de Hipoteca a ese Despacho, para que se incluya la Nota de recíproca referencia.

REQUISITOS:

  • Documento de identificación del Acreedor Hipotecario mayor de edad.
  • Si el Acreedor es una persona jurídica, debe presentar el documento que acredite su existencia y representación legal, el cual no puede haberse expedido con más de 30 días de antelación. Cuando la facultad del represente legal, esté limitada o restringida para realizar el acto escriturario, deberán aportar Acta de la Junta o Asamblea que confiera su autorización
  • Cuando el Acreedor actúe con poder especial, deberá presentarse debidamente firmado y autenticado como lo ordena la ley, y en el caso de poderes generales, deberá acreditarse con copia de la Escritura Pública y original de la Vigencia de poder no mayor a 30 días de expedido, los cuales deberán ser verificados por la Notaria en el Repositorio de Poderes de la Ventanilla Única de Registro – VUR. 
  • Se recomienda, presentar ante el Notario, una copia de la escritura pública o título de adquisición, junto con el Certificado de libertad y tradición del bien inmueble objeto de la Donación, con un tiempo no mayor a 30 días de expedido por la Oficina de Registro de Instrumentos Públicos.
  • En caso de que el crédito se hubiese cedido en los términos y parámetros de ley, deberá aportarse copia del documento de cesión, y de haber sido una persona jurídica, se allegará copia de la existencia y representación legal que lo acredite.

DERECHOS NOTARIALES:

El valor de los derechos notariales que se deben cancelar por la extensión, otorgamiento y autorización de una Escritura Pública de Cancelación de Hipoteca, están establecidos en la Resolución de Tarifas, que cada año expide la Superintendencia de Notariado y Registro.

CANCELACION DE AFECTACION A VIVIENDA FAMILIAR

La Cancelación de Afectación a vivienda familiar, requiere del acto escriturario, que se lleva a la oficina de Registro de Instrumentos Públicos, y en el que refleje la terminación de la afectación a vivienda familiar, por mutuo acuerdo de la pareja, o por el fallecimiento de uno de ellos. 

REQUISITOS:

  • Documentos de identificación de los constituyentes, mayores de edad.  
  • Cuando el alguno de los Cónyuges actúe con poder especial, deberá presentarse debidamente firmado y autenticado como lo ordena la ley, y en el caso de poderes generales, deberá acreditarse con copia de la Escritura Pública y original de la Vigencia de poder no mayor a 30 días de expedido, los cuales deberán ser verificados por la Notaria en el Repositorio de Poderes de la Ventanilla Única de Registro – VUR. 
  • Si el Cónyuge o Compañero permanente falleció, se deberá aportar una copia auténtica del Registro Civil de defunción de la pareja.
  • Se recomienda, presentar ante el Notario, una copia de la escritura pública o título de adquisición, junto con el Certificado de libertad y tradición del bien inmueble objeto de la Donación, con un tiempo no mayor a 30 días de expedido por la Oficina de Registro de Instrumentos Públicos.

CONSTITUCION DE AFECTACION A VIVIENDA FAMILIAR

Se encuentra contemplada su regulación en la ley 258 del 17 de enero de 1996, y que se constituye como limitación al dominio, para proteger la vivienda adquirida por una pareja, siendo inembargable excepto, cuando se trata de préstamos para adquisición, construcción o mejora de vivienda, o su constitución de hipoteca se realiza con anterioridad al registro de la afectación.

La constitución de afectación a vivienda familiar, se efectúa ante Notario, mediante el otorgamiento de una Escritura Pública, por mutuo acuerdo de los cónyuges o compañeros permanentes, siempre y cuando, se hubiese adquirido el inmueble sobre su totalidad y no sobre derechos de cuota, cuyo titular del dominio, aparezca la pareja o uno de ellos si su vínculo permanece vigente a la fecha de su constitución; así mismo debe constituirse sobre su casa de habitación legalmente construida, y no tuviesen más bienes inmuebles bajo ésta protección y amparo.

REQUISITOS:

  • Documentos de identificación de los cónyuges o compañeros permanentes, mayores de edad.
  • En el caso de inmuebles ubicados en la ciudad de Bogotá, la Notaria descargará el respectivo impuesto predial de la anualidad en que se efectúe el Instrumento Público.
  • Se procederá a descargar el Certificado de estado de Cuenta por concepto de valorización – Idu.
  • En el caso de inmuebles en que No permita descargar en línea, el usuario, deberá presentar los correspondientes paz y salvos de impuesto predial y contribución por valorización en original.
  • En el caso de que alguno de los cónyuges, actúe con poder especial, deberá presentarse debidamente firmado y autenticado como lo ordena la ley, y en el caso de poderes generales, deberá acreditarse con copia de la Escritura Pública y original de la Vigencia de poder no mayor a 30 días de expedido, los cuales se procederá por la Notaria, a verificarse en el repositorio de poderes de la Ventanilla única de Registro – Vur,  establecido por la Superintendencia de Notariado y Registro y disposiciones legales.
  • Se recomienda, presentar ante el Notario, copia de la escritura pública o título de adquisición, junto con el Certificado de libertad y tradición del bien inmueble objeto de la Afectación a vivienda familiar, no mayor a 30 días de expedido por la Oficina de Registro de Instrumentos públicos.

DERECHOS NOTARIALES: Se cancelarán los derechos que correspondan según lo establecido en la Resolución de tarifas vigente por la Superintendencia de Notariado y Registro.

CANCELACION DE PATRIMONIO DE FAMILIA

Este trámite se puede realizar en el Despacho notarial, cuando exista el consentimiento del cónyuge, no haya hijos o habiéndolos, han alcanzado la mayoría de edad, 

REQUISITOS:

  • Fotocopia de la Cédula de Ciudadanía de los comparecientes (las mismas personas que lo constituyeron). 
  • Copia de la Escritura Pública mediante la cual se constituyó el patrimonio de familia. 
  • Certificado de Libertad y Tradición, el cual debe estar al día. 
  • Copias auténticas de los registros civiles de los hijos para demostrar el parentesco y que llegaron a la mayoría de edad (En caso de que se haya constituido a favor de los hijos menores existentes y de los que se llegaren a tener). 
  • Cuando uno de los miembros de la pareja que constituyó el Patrimonio de Familia llegase a fallecer, se deberá aportar copia auténtica del Registro Civil de Defunción.

CUANDO EXISTEN HIJOS MENORES DE EDAD:

Se encuentra debidamente regulado y contemplado en el Decreto Ley Antitrámites 019 DE 2012, estableciendo siguientes:

REQUISITOS:

  • La solicitud de sustitución y cancelación del patrimonio de familia inembargable, que se entiende presentada bajo la gravedad del juramento, expresará: 
  1. La designación del notario a quien se dirija la solicitud; 
  2. La identificación, nacionalidad y domicilio del solicitante; 
  3. Lo que se pretende; 
  4. La exposición de los hechos que sirven de fundamento a las solicitudes 
  5. La identificación, nacionalidad y domicilio de los padres del menor beneficiario, y de este último 
  6. La dirección del inmueble, ubicación, cédula o registro catastral, folio de matrícula inmobiliaria y tradición del inmueble al que se le quiere cancelar o sustituir el patrimonio 
  7. La dirección o nombre del inmueble, ubicación, cédula o registro catastral, folio de matrícula inmobiliaria y tradición del inmueble al que se le constituye el patrimonio en sustitución. 
  8. Que el bien sobre el que se sustituye el patrimonio de familia es propiedad del constituyente y no lo posee con otras personas proindiviso. 
  9. Que el valor catastral del nuevo inmueble no supere los 500 salarios mínimos mensuales legales vigentes 
  10. Que el inmueble no está gravado con censo o anticresis, ni con hipoteca, salvo que esta última se vaya a constituir para la adquisición del inmueble. 
  11. Que el inmueble se encuentra libre de embargo; 
  12. Las razones por las cuales se pretende cancelar o sustituir el patrimonio de familia. 
  13. Relación de los documentos en que se fundamenta la solicitud. 
  • Deberán aportar Copia auténtica del Registro Civil del menor beneficiario; 
  • Aportar Copia de la Escritura Pública mediante la cual se constituyó el Patrimonio de Familia. 
  • Certificado de Libertad y Tradición de los inmuebles objeto del trámite; y, 
  • Avalúo catastral del inmueble. 
  • Cuando el bien inmueble objeto de la cancelación de patrimonio mantenga vigente la deuda, éste no podrá ser levantado sin la autorización del acreedor hipotecario, por lo tanto, deberá aportarse su consentimiento.  (artículo 22 de la ley 546 de 1.999)

DEFENSOR DE FAMILIA. 

Recibida la solicitud de sustitución y cancelación del patrimonio de familia inembargable, el Notario comunicará al Defensor de Familia para que en el término de quince (15) días hábiles contados a partir del tercer día hábil siguiente al envío por correo certificado de la comunicación, se pronuncie aceptando, negando o condicionando la cancelación o sustitución del patrimonio de familia sobre el inmueble o inmuebles que se pretenden afectar, con sus respectivos argumentos. 

Si transcurrido dicho término, el Defensor de Familia no se pronuncia, el Notario continuará el trámite para el otorgamiento de la escritura pública en la que dejará constancia de lo ocurrido. 

El Defensor de Familia competente será el del lugar de la ubicación del bien inmueble. 

DERECHOS NOTARIALES: 

El valor de los derechos notariales que se deben cancelar por la extensión, otorgamiento y autorización de una Escritura Pública de Cancelación de Patrimonio de Familia, están establecidos en la Resolución de Tarifas, que cada año expide la Superintendencia de Notariado y Registro.

OTRAS ESCRITURAS PUBLICAS

PERMISO DE SALIDA DEL PAIS DE UN MENOR DE EDAD

Dependiendo de la clase de permiso que otorguen el padre o la madre, este trámite se realiza de dos maneras:

  1. Permiso transitorio: Se realiza con un documento dirigido al Ministerio de Relaciones Exteriores, en el cual se detalla de manera clara, la siguiente información: 
  1. Nombre y cédula del padre o madre que autorizan el viaje; 
  2. Número de identificación, 
  3. País de destino del menor, 
  4. Propósito del viaje, 
  5. Fecha de entrada y salida del país, 
  6. Nombres, apellidos y número de identificación de quien viaja con el menor.

Este documento se debe autenticar con diligencia de reconocimiento, y la identificación de quien autoriza la salida del menor, se debe hacer con el sistema biométrico de cotejo de huellas, de acuerdo a las disposiciones legales vigentes, y a las instrucciones impartidas por el Ministerio de Relaciones Exteriores. 

  1. Permiso permanente de salida del país: Este permiso se otorga mediante Escritura Pública, para lo cual se requieren los siguientes documentos:
  2. Documentos de identificación de la persona que autoriza la salida del menor
  3. Copia auténtica del Registro Civil de Nacimiento del menor de edad
  4. Solicitud, en la que contenga los datos, como nombre completo, documento de identificación del autorizado, así como los datos y la voluntad de consignar el permiso de salida, con las restricciones que decida el usuario.

Mediante el Convenio Interadministrativo de Colaboración entre la Superintendencia de Notariado y Registro y la Unidad Administrativa Especial Migración Colombia, cuyo objeto es coordinar la consulta ágil, segura y confidencial de la información relacionada con los permisos de salida de menores del país, la Superintendencia de Notariado y Registro, creó el “REPOSITORIO DIGITAL DE PERMISOS DE SALIDA DEL PAIS DE NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES”, para el cargue y verificación de dichos permisos, a través del cual la Superintendencia entregará copia de la información descriptiva de cada permiso de salida de menores, suministrado por cada notario del país, con destino a ese repositorio. 

DERECHOS NOTARIALES: 

El valor de los derechos notariales que se deben cancelar por el trámite de los Permisos de salida de un menor del país, tienen costos muy diferentes, dependiendo de la modalidad del permiso. Esos costos están claramente establecidos en la Resolución de Tarifas, que cada año expide la Superintendencia de Notariado y Registro.

PODER GENERAL

Es el contrato de mandato por el cual una persona autoriza a otra, para que lo represente y pueda realizar a su nombre, uno o varios actos jurídicos. Este contrato debe elevarse a Escritura Pública y debe subirse al Repositorio de Poderes, en la Ventanilla Ünica de Registro – VUR, que la Superintendencia de Notariado y Registro ha dispuesto para tal fin.

REQUISITOS:

  • Documentos de identificación del poderdante y su apoderado, para efectos de verificar los datos consignados en el poder.
  • La notaria, posee un formato, el cual podrá ser modificado, cambiado o rediseñado; de lo contrario, podrán presentar minuta escrita, con los datos y las facultades que deseen incluir.

DERECHOS NOTARIALES: 

El valor de los derechos notariales que se deben cancelar por la extensión, otorgamiento y autorización de una Escritura Pública de Poder General, están establecidos en la Resolución de Tarifas, que cada año expide la Superintendencia de Notariado y Registro.

TESTAMENTO

El código civil colombiano en su artículo 1055 define el testamento en los siguientes términos:

«El testamento es un acto más o menos solemne, en que una persona dispone del todo o de una parte de sus bienes para que tenga pleno efecto después de sus días, conservando la facultad de revocar las disposiciones contenidas en él mientras viva.»

La distribución de los bienes en el testamento debe hacerse conforme a lo establecido en la Ley No. 1934 del 2 de agosto de 2018, la cual, reformó y adicionó el Código Civil Colombiano. 

Hay dos clases de testamento: El testamento abierto y el testamento cerrado.

Testamento abierto: El testamento abierto, como su nombre lo indica, puede ser conocido públicamente por quienes intervienen en él. En la diligencia debe estar presente el Notario, el testador y 3 testigos hábiles, quienes deben cumplir con los requisitos contemplados en el Código Civil Colombiano.

Por lo tanto, el Notario indagará respecto a la voluntad fehaciente del testador, asegurándose que no hubo ningún tipo de presión o amenaza al testador, y advertirá a los testigos, de la obligación que tienen, de no estar incursos en ninguna de las causales de inhabilidades previstas en  el Código Civil Colombiano.

REQUISITOS:

  • El testador debe ser mayor de edad.
  • Documentos de identificación del testador, los testigos, y de ser el caso, de los legatarios, para la verificación de los datos consignados en el testamento.
  • En tratándose de bienes inmuebles que se relacionen en el testamento, bajo las disposiciones testamentarias, deberá al menos aportarse el certificado de libertad y tradición de los bienes.
  • Tratándose de vehículos automotores, se debe aportar el certificado de tradición del vehículo automotor.

Testamento cerrado: En el testamento cerrado, a diferencia del abierto, no se conoce el contenido, o voluntad del testador. Éste presentará un sobre cerrado que contiene su última y deliberada voluntad, y lo entregará al Notario para la debida custodia, ante 5 testigos hábiles.

El testamento cerrado, según lo dispuesto en el artículo 1078 del Código Civil, debe otorgarse mediante Escritura Pública. El día de la diligencia, el Notario velará que el testador no haya recibido ningún tipo de presión o amenaza, y advertirá a los testigos, la obligación que tienen de no estar incursos en ninguna de las causales de inhabilidad previstas en la Ley.

REQUISITOS:

  • El testador debe ser mayor de edad.
  • Documentos de identificación del testador y de los testigos.
  • El sobre que contenga el testamento debe estar completamente cerrado. El Notario verificará este requisito ante los testigos, cerciorándose además de que no se encuentre alterado, ni destruido. El sobre será presentado directamente por el testador, con la declaración escrita de que contiene su última voluntad y marcado con su puño y letra, la palabra “testamento”. De requerirlo, podrá dejar una señal que lo singulariza.

DERECHOS NOTARIALES: 

El valor de los derechos notariales que se deben cancelar por la extensión, otorgamiento y autorización de una Escritura Pública de Testamento, están establecidos en la Resolución de Tarifas, que cada año expide la Superintendencia de Notariado y Registro.

DE LA PARTICION DEL PATRIMONIO EN VIDA

    • Copia con nota de ejecutoria de la sentencia que concede la licencia judicial de adjudicación, conferida con base en el trabajo de partición.
    • La partición o adjudicación aprobada por el juez.

      Conforme lo establece en el Decreto 1664 de 2015, se refiere a la solicitud de partición del patrimonio que espontáneamente quiera efectuar una persona para adjudicar todo o parte de sus bienes, con o sin reserva de usufructo o administración, mediante escritura pública, previa licencia judicial tramitada conforme a las normas del Código General del Proceso para los procesos de jurisdicción voluntaria, respetando las asignaciones forzosas, los derechos de terceros y los gananciales.

      REQUISITOS:

      • Solicitud que deberá contener: 
      1. La designación del notario a quien se dirija, cuya competencia está designada al notario del domicilio del adjudicante.
      2. Nombre, identificación y domicilio o residencia de los solicitantes. 
      3. El objeto de la solicitud.

    DERECHOS NOTARIALES: 

    El valor de los derechos notariales que se deben cancelar por la extensión, otorgamiento y autorización de una Escritura Pública de Partición de Patrimonio en Vida, están establecidos en el art. 2.2.6.15.2.11.4 del precitado Decreto.

REFERENCIAS:

  1. “Cartilla de Diligencias en Notarias Orientación al ciudadano” Unión Colegiada del Notariado Colombiano
  2. Decreto 1664 del 20 de agosto del año 2015 del Ministerio de Justicia y del Derecho 
  3. “Derecho Notarial y Registral Colombiano” 2ª Edición. Fondo de Publicaciones Corporación Universitaria Republicana 2005. 
  4. Decreto Ley Antitrámites 019 de 2012
  5. ley 258 del 17 de enero de 1996
  6. Decreto 2817 del 22 de agosto del año 2006.
  7. Ley No. 1934 del 2 de agosto de 2018 
  8. Decreto 2817 del 22 de agosto del año 2006,
  9. Circular No. 3508 de fecha 15 de octubre del año 2019, de la Superintendencia de Notariado y Registro.